1. Pendahuluan
Kebijakan Privasi ini berlaku untuk seluruh layanan e-santri.com, termasuk situs web, aplikasi web, dan aplikasi mobile (selanjutnya disebut "Layanan"). Dengan menggunakan Layanan, Anda menyatakan telah membaca dan menyetujui praktik yang dijelaskan dalam kebijakan ini.
Kami memproses data pribadi dengan mengacu pada Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) dan peraturan pelaksananya yang berlaku di Republik Indonesia.
2. Data yang Kami Kumpulkan
Kami hanya mengumpulkan data yang diperlukan untuk menjalankan fungsi manajemen pesantren. Jenis data tersebut meliputi:
- Data institusi: nama pesantren, alamat, nomor telepon, email resmi, dan logo lembaga.
- Data santri: nama lengkap, NIK/NISN, tempat & tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, foto, riwayat pendidikan, data kesehatan dasar, serta dokumen pendukung yang diunggah pesantren.
- Data wali santri: nama, hubungan keluarga, nomor telepon, email, pekerjaan, dan alamat.
- Data pengelola: nama pengguna, email, nomor telepon, jabatan, dan kata sandi yang tersimpan dalam bentuk terenkripsi (hash).
- Data operasional: absensi, nilai akademik, progres hafalan, perizinan, riwayat asrama, tagihan, dan pembayaran SPP.
- Data teknis: alamat IP, jenis perangkat, browser, waktu akses, dan catatan aktivitas (log) untuk keperluan keamanan dan audit.
Kami tidak meminta dan tidak menyimpan data kartu kredit. Seluruh transaksi pembayaran diproses oleh penyedia pembayaran pihak ketiga yang tersertifikasi.
3. Dasar Hukum Pemrosesan
Kami memproses data pribadi berdasarkan salah satu atau lebih dasar berikut: persetujuan yang Anda berikan, pelaksanaan perjanjian layanan dengan pesantren, pemenuhan kewajiban hukum, serta kepentingan sah kami dalam menjaga keamanan dan meningkatkan kualitas Layanan.
Untuk data santri di bawah umur, persetujuan pemrosesan diberikan oleh pesantren sebagai pengendali data bersama dengan orang tua/wali santri sesuai ketentuan yang berlaku.
4. Bagaimana Kami Menggunakan Data
Data yang dikumpulkan digunakan untuk tujuan berikut:
- Menyediakan, mengoperasikan, dan memelihara fitur Layanan.
- Membuat dan mengelola akun pengguna serta hak akses masing-masing peran.
- Menghasilkan laporan, rapor, rekap absensi, dan dokumen administratif lain.
- Mengirim notifikasi tagihan, jatuh tempo, pengumuman, dan informasi penting lainnya melalui email atau WhatsApp.
- Memberikan dukungan teknis dan menjawab pertanyaan Anda.
- Menganalisis penggunaan secara agregat dan anonim untuk pengembangan produk.
- Mendeteksi, mencegah, dan menangani penyalahgunaan atau insiden keamanan.
Kami tidak menjual, menyewakan, atau memperdagangkan data pribadi Anda kepada pihak mana pun.
5. Kepemilikan Data Pesantren
Seluruh data yang diunggah atau dihasilkan pesantren melalui Layanan tetap menjadi milik pesantren. e-santri.com bertindak sebagai prosesor data yang mengolah data tersebut atas instruksi pesantren.
Pesantren dapat mengunduh (ekspor) datanya kapan saja dalam format standar seperti Excel atau PDF melalui fitur yang tersedia di dalam sistem.
6. Berbagi Data dengan Pihak Ketiga
Kami hanya membagikan data kepada pihak ketiga dalam kondisi terbatas berikut:
- Penyedia infrastruktur cloud dan basis data yang menjalankan Layanan.
- Penyedia gerbang pembayaran untuk memproses transaksi SPP dan langganan.
- Penyedia layanan pengiriman pesan (email/WhatsApp) untuk notifikasi.
- Otoritas atau aparat penegak hukum apabila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan.
Setiap pihak ketiga terikat kewajiban kerahasiaan dan hanya boleh memproses data sebatas tujuan yang kami tentukan.
7. Keamanan Data
Kami menerapkan langkah pengamanan teknis dan organisasi yang wajar, antara lain:
- Enkripsi data saat transit menggunakan HTTPS/TLS.
- Penyimpanan kata sandi dalam bentuk hash satu arah.
- Kontrol akses berbasis peran (role-based access control) untuk setiap pengguna.
- Pencadangan (backup) berkala dan pemantauan sistem secara berkelanjutan.
- Pencatatan aktivitas (audit log) untuk tindakan sensitif di dalam sistem.
Meskipun demikian, tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko. Anda turut bertanggung jawab menjaga kerahasiaan kata sandi dan segera memberi tahu kami bila mencurigai adanya akses tidak sah.
8. Penyimpanan dan Retensi Data
Data disimpan pada pusat data yang aman selama akun pesantren masih aktif. Setelah langganan berakhir, data tetap kami simpan selama 90 (sembilan puluh) hari untuk memberi kesempatan pengaktifan kembali atau ekspor data.
Setelah masa tersebut, data akan dihapus secara permanen kecuali terdapat kewajiban hukum yang mengharuskan kami menyimpannya lebih lama.
9. Hak Anda atas Data Pribadi
Sesuai UU PDP, Anda berhak untuk:
- Mengetahui data pribadi apa saja yang kami proses beserta tujuannya.
- Meminta akses dan salinan data pribadi Anda.
- Meminta perbaikan data yang tidak akurat atau tidak lengkap.
- Meminta penghapusan data pribadi Anda sesuai ketentuan yang berlaku.
- Menarik persetujuan pemrosesan data pribadi.
- Mengajukan keberatan atas pemrosesan tertentu.
Permohonan dapat diajukan melalui info@e-santri.com dan akan kami tanggapi paling lambat 14 (empat belas) hari kerja. Untuk data santri, permohonan disampaikan melalui pesantren sebagai pengendali data.
11. Data Anak di Bawah Umur
Layanan ini ditujukan untuk digunakan oleh pengelola pesantren, bukan langsung oleh santri di bawah umur. Data santri anak diproses atas instruksi dan tanggung jawab pesantren dengan sepengetahuan orang tua/wali.
12. Perubahan Kebijakan
Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Perubahan material akan kami informasikan melalui email atau pemberitahuan di dalam aplikasi paling lambat 14 hari sebelum berlaku.
Tanggal pembaruan terakhir selalu dicantumkan di bagian atas halaman ini.
13. Hubungi Kami
Jika Anda memiliki pertanyaan, keberatan, atau permintaan terkait data pribadi, silakan hubungi kami melalui kanal yang tercantum di bawah halaman ini.
Butuh penjelasan lebih lanjut?
Tim kami siap membantu menjawab pertanyaan Anda seputar dokumen ini.